子供が3人いると、秋は運動会と発表会が続きます。日程が近い。持ち物が似ているようで違う。当日の朝に「あれがない」が必ず起きます。

我が家で一番ひどかったのは、運動会の朝にレジャーシートが見つからず、出発が20分遅れて場所取りに負けた日です。前の週の発表会で使ったまま、車に積みっぱなしでした。

いまは、行事の案内が来た時点で、持ち物と当日の動き（何時に何をするか）をAIで一覧にして、冷蔵庫に貼っています。この記事は、その作り方と、学校の案内をAIに渡すときの注意です。

準備リストは「持ち物」と「動き」の2枚

「持ち物リスト」だけ作って失敗したことがあります。持ち物はそろっていたのに、「昼食は子供と一緒に食べるのか、別なのか」を確認しておらず、弁当の量を間違えました。

だから2枚に分けています。

②があると、「お父さんはこの時間に場所取り、お母さんは下の子と後から」のような親の分担が決められます。これが一番もめるところでした。

①案内から自分で書き出すもの

学校や園から来る案内を読んで、次のことを自分でメモに書き出します。案内そのものはAIに渡しません。理由は後で書きます。

案内に書いてあることを、自分の言葉で打ち直すだけです。5分で終わります。この5分で、案内を「読んだつもり」が「読んだ」に変わります。昼食の件も、ここで気づきました。

②AIに頼む【実際のプロンプト】

「（追加）の印を付けて」がポイントです。案内にある持ち物と、AIが足した持ち物が混ざると、「学校が言っていない物を持たせて、逆に注意される」ことがあります。印があれば、追加分だけ自分で判断できます。

「案内にない時刻を決めないで」は、AIが「7:00起床」のように勝手に埋めてくるからです。起床時刻は我が家の事情で決めます。

③返ってきたリストを直す3か所

• 「（追加）」の物を減らす——AIは「あると助かる物」を10個以上出します。折りたたみ椅子、うちわ、双眼鏡……。去年持って行かなくて困った物だけ残します。荷物が増えるほど、当日の朝が大変になります
• 「要確認」を埋める——出番の時刻はプログラムを見て入れます。分からないままにしません
• 「誰が」を我が家の分担に直す——AIは「保護者A」「保護者B」と書きます。それを「父」「母」に直し、下の子を誰が見るかを全部の時間帯で埋めます。空欄があると、当日にもめます

④紙に貼って、前日にチェック

直したリストを印刷して、冷蔵庫に貼ります。持ち物リストは、前日の夜に袋に入れながら1つずつ線を引きます。「入れた」ではなく「袋に入っているのを見た」で線を引くのがルールです。

当日の動きの表は、朝食のときに家族で1回読みます。上の子には「自分の出番は何時か」を自分で言わせます。これで、子供も自分の予定を分かった状態で出発できます。

家族の予定を1か所にまとめる話は家族の予定共有をラクにする方法【5人分の予定を1か所にまとめる】に書きましたが、行事当日の細かい動きは、カレンダーより紙1枚のほうが見やすかったです。

来年のために残す

行事が終わったら、リストの余白に「足りなかった物」「要らなかった物」を書いて、写真を撮っておきます。来年は、その写真を見ながら①のメモを書きます。

運動会は毎年ほぼ同じなので、翌年からはAIに頼まず、去年のリストを直すだけで済みます。AIが要るのは、初めての行事のときだけです。発表会は園や学校によって形が違うので、初回だけAIに頼みました。

AIに渡してはいけない情報【案内の写真は渡さない】

一番やりたくなるのが、学校の案内をそのまま写真に撮ってAIに渡すことです。私はやりません。

• 案内のプリント・写真——学校名、クラス、担任の名前、場合によっては他の子の名前が載っています。自分の言葉で打ち直します
• 子供の氏名・学校名・園名——「小学校の運動会」「園の発表会」で足ります
• 出番の演目名やプログラム——学校が特定できることがあります。「午前に2つ」で十分です
• 家を出る時刻と場所——「8:00に家を出る」は書いても、家の場所や最寄り駅は書きません。当日の動きの「移動」は「車で20分」のように所要時間だけ

学校からのプリントをどう扱うかは学校のプリント管理【提出忘れをなくす3分類と、AIに渡す前の注意】にも書きました。行事の案内も同じで、渡すのは「打ち直した内容」だけです。

自分で確かめること

• 案内に書かれた持ち物が全部リストに入っているか——案内と並べて見ます。AIが1つ落とすことがあります
• 「（追加）」の物で、学校が禁止している物がないか——テント、日傘、アルコールなど。案内の「禁止」の欄と突き合わせます
• 時刻がプログラムと合っているか——「要確認」を埋めたあと、もう一度プログラムを見ます

よくある質問

Q. 行事が同じ月に3つあるとき、どう管理していますか?

行事ごとに1組（2枚）作って、日付順に重ねて貼ります。終わった行事のリストは外して、次のリストが一番上に来るようにします。3組同時に見えていると、持ち物が混ざります。

Q. 子供会やPTAの行事にも使えますか?

使えます。ただ、自分が運営側になる行事は、持ち物より「配る資料」や「当日の役割分担表」が要ります。その作り方は子供会・PTAの資料をAIで作る方法【そのまま使えるひな形つき】に書きました。

Q. 妻（夫）と分担がもめます

我が家もそうでした。効いたのは、当日の動きの表の「誰が」の列を前日までに2人で埋めることです。当日の朝に決めると、必ずもめます。表があると「空欄を埋める」作業になるので、言い争いになりにくかったです。

Q. 未就学児の分は何を足しましたか?

おやつ、着替え、暇つぶしの小さいおもちゃ、昼寝用のタオル。AIが出した候補から、去年実際に困った物だけ残しました。人によって違うので、AIの候補は参考程度です。

Q. AIなしで作れませんか?

作れます。実際、翌年からは去年のリストを直すだけです。AIを使うのは「初めての行事で、何を持って行けばいいか見当がつかないとき」だけで十分だと思います。

レジャーシートを探して20分遅れた朝から、我が家の運動会は「前日の夜に袋を見る」に変わりました。AIがやったのは、初めての年に「何を書けばいいか」の型を出してくれたことだけです。それでも、型があるとないとでは、前日の夜の落ち着き方が違いました。