「あの作業、マニュアルにしておいて」。言われてから半年、私は何も書いていませんでした。作業自体はできる。でも、それを文章にするのが面倒で、後回しにし続けました。

結局やったのは、自分が作業しながら口で説明したものを文字にして、AIにマニュアルの型に流し込ませることでした。文章にする面倒がなくなった分、1日で下書きができました。

この記事は、その手順です。ただし、社内の手順書には会社の情報が含まれます。何をAIに入れていいかは、会社のルールが最優先で、そのうえで私がどう線を引いたかを書きます。会社がAI利用を認めていない場合、この方法は使えません。

マニュアルが書けない理由は「文章化」だった

マニュアルが書けないのは、作業を知らないからではありません。作業はできる。できることを、順番に、他人に分かる文章にする作業が重いのです。

私が半年放置した理由を分けると、こうでした。

• どこから書けばいいか分からない——最初の一文が出ない
• 自分には当たり前のことを、どこまで書くか決められない——「ログインする」から書くのか
• 書き始めると、例外や注意点を全部入れたくなって終わらない

この3つは、全部「文章にする」段階の問題です。「作業を説明する」ことと「文章にする」ことを分ければ、前者は自分、後者はAIに渡せます。

全体の流れ【話す → 文字にする → 型に流す → 直す】

AIがやるのは③だけです。それでも、①〜⑤の中で一番重かったのが③（文章化）だったので、全体は軽くなりました。時間は私の1回の経験なので、目安です。

①作業しながら口で説明する

実際にその作業をやりながら、隣に新人がいるつもりで、声に出して説明します。スマホの録音アプリで十分です。

コツは2つです。

• 「なぜそうするか」も言う——「ここでチェックを外す。外さないと後で二重に登録される」。理由があると、読む人が応用できます
• 迷った場面は「ここ迷う」と言っておく——あとで文字を見たときに、注意点の候補になります

話す前に、作業の「始まり」と「終わり」だけ決めておきます。「申請書を受け取ってから、承認の連絡をするまで」のように。ここが決まっていないと、話が前後の作業に広がります。

録音を文字にするのは、スマホや文字起こしの道具に任せます。精度は完璧でなくて構いません。AIに渡すのは「話した内容」であって、きれいな文章ではないからです。

②置き換えてから渡す【機密の線引き】

ここが一番大事な段階です。文字起こしをそのままAIに渡してはいけません。話しているうちに、顧客名やシステム名、金額が自然に出ています。

まず会社のルールを確認します。業務でのAI利用が認められているか、認められているならどのツールか、何を入れてはいけないか。ここは私が決められることではありません。

そのうえで、渡す前に文字起こしを読んで、次のものを置き換えます。

置き換えたあとの文章を読んで、「これが社外に出ても困らないか」を1回考えます。困るなら、まだ置き換えが足りません。マニュアルの「型」を作るのに、本当の名前は要りません。返ってきた下書きに、自分で本当の名前を戻します。

会社の情報をどこまでAIに入れていいかの考え方は、別の記事にまとめる予定です。この記事では「置き換えてから渡す」だけ覚えてください。

③頼み方【実際のプロンプト】

「話していないことは補わないで」が一番大事です。これを入れないと、AIは一般的なマニュアルにありそうな手順を勝手に足します。実際の作業にない手順が入ったマニュアルは、読んだ人を迷わせます。

「1ステップ1動作」は、読む人が指で追える単位にするためです。「画面を開いて確認して保存する」が1つのステップだと、どこまでやったか分からなくなります。

④下書きを直す3か所

返ってきた下書きは、そのままでは使えません。私が直すのは主に3か所です。

「要確認」を全部埋める

話し漏らした部分が「要確認」になっています。もう一度作業して埋めるか、その手順を削るかを決めます。削れないものは、また口で説明して追加します。

置き換えた名前を戻す

「取引先A」「受注システム」を、社内で通じる本当の名前に戻します。ここは会社の中でやる作業で、AIには戻させません。戻し忘れがないか、置き換えた語で検索します。

「当たり前」の粒度をそろえる

「ログインする」まで書くのか、書かないのか。対象者が新人なら書く、経験者なら書かないと決めて、全体をそろえます。AIの下書きは、ここがばらばらなことが多いです。

⑤他の人に読んでもらう

マニュアルは、書いた本人には正しく見えます。その作業をやったことがない人に、マニュアルだけ見て作業してもらうのが一番の確認です。

止まった場所が、マニュアルの穴です。私の場合、「画面の右上のボタン」と書いた場所で止まりました。画面の見た目が人によって違ったからです。「〇〇と書かれたボタン」に直しました。

読んでもらう相手がいないなら、1週間あけて自分で読みます。1週間たつと、自分も「知らない人」に少し近づきます。

自分で最終確認すること

• 手順の順番が実際の作業と同じか——AIは論理的な順に並べ直すことがあります。実際の画面の順と違うと、使えません
• 置き換えた語が残っていないか——「取引先A」「担当者」で検索する
• AIが足した手順がないか——「補わないで」と頼んでも、たまに入ります。自分の説明になかったものは消す
• 会社の書式や保管場所のルールに合っているか——マニュアルの置き場所や承認の流れは、会社ごとに決まっています

報告書や議事録でも同じですが、AIが作った文書は「それらしい」ので、読み流してしまいます。手順書は、間違いがそのまま作業ミスになるので、他の文書より念入りに見ています。議事録の場合の注意はAIで議事録を作る方法【プロンプト例と社内ルールの注意点】に書きました。

よくある質問

Q. 録音せずに、箇条書きのメモから作れますか?

作れます。ただ、メモだと「なぜ」と「迷った場所」が抜けやすいです。口で説明すると、自然に理由を言っています。録音が難しい環境なら、メモに「なぜ」の列を足してください。

Q. 画面のスクリーンショットも渡していいですか?

私は渡していません。画面には、置き換えきれない情報（他の案件名、社員名、システムの構成）が写り込みます。画像は下書きが完成してから、社内で自分で貼ります。

Q. 会社がAI利用を禁止しています

この方法は使えません。ただ、①の「作業しながら口で説明して録音する」と②の「文字にする」までは、AIなしでできます。文字起こしを自分で型に流し込めば、ゼロから書くよりは楽です。

Q. 既存のマニュアルの更新にも使えますか?

使えます。古いマニュアル（置き換え済み）と、変わった部分の口頭説明を一緒に渡して、「変更点だけ反映して、他は変えないで」と頼みます。「他は変えないで」がないと、全体が書き換わります。

Q. プレゼン資料や報告書も同じ流れですか?

考え方は同じで、「中身は自分、型はAI」です。プレゼンの構成はプレゼン資料の構成をAIで作る方法【社内提案・予算申請のプロンプト例】、報告書はAIで報告書を書く方法【月次報告のプロンプト例と社内ルールの注意】に書きました。

半年放置したマニュアルは、この流れで1日で下書きになりました。中身はAIが作ったのではなく、私が話したものです。AIがやったのは、話し言葉を手順書の形に並べ直すことだけでした。それでも、その「並べ直す」が一番重かったのだと、終わってから気づきました。