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パソコンのダウンロードフォルダ、どうなっていますか。私のフォルダには「document(3).pdf」「スキャン_20260115.pdf」「名称未設定.pdf」のような、開くまで中身が分からないファイルが溜まっていました。

保険の書類、学校からのお知らせ、ふるさと納税の受領書、家電の保証書。どれも大事なのに、名前が適当なので探すたびに1つずつ開くことになります。

いまはClaude Codeに中身を読んでもらい、決めたルールでファイル名を付け直して、種類ごとのフォルダに分ける流れにしています。この記事では、その命名ルールと手順、そして「削除だけは絶対にさせない」と決めている理由を書きます。

技術的な仕組みの中身は、私も詳しく理解していません。分かっているのは「どういう名前にしたいか」と「実行前に何を確認するか」だけで、それで十分に回っています。

「開かないと分からない」が探し物の温床

PDFの厄介なところは、ファイル名が適当だと開くまで中身が分からないことです。写真ならサムネイルで見当がつきますが、PDFは白い紙のアイコンが並ぶだけです。

「あの保険の書類、どこだっけ」となるたびに、それらしいファイルを片っ端から開く。これを繰り返していると、そのうち探すこと自体を諦めて、書類を再発行してもらったり、もう一度ダウンロードしたりします。同じ書類が3つも4つも溜まるのは、こうして起きていました。

手作業で1つずつ開いて名前を付け直すのが正解なのは分かっています。でも、溜まった数を前にすると手が止まります。これは機械に向いている仕事だと思いました。

先に決めた命名ルール

Claude Codeに頼む前に、「どんな名前にするか」を自分で決めました。ここをAIに任せると、ファイルごとに名前の付け方がバラバラになります。

ルールを決めるときに気をつけたのは、この3点です。

• 日付を先頭にする——名前順に並べるだけで時系列になります。年は4桁、月日は2桁で揃えます
• 「種類」の言葉を固定する——「保険」「学校」「保証書」「受領書」「明細」のように、使う言葉をあらかじめ一覧にしてClaude Codeに渡します。「保険書類」「保険関係」と揺れると検索で漏れます
• 個人名を入れない——「相手や内容」には会社名や品名を入れ、家族の名前は入れません。ファイル名は意外と人の目に触れます

日付は「書類に書かれている日付」を優先し、読み取れなければ「ファイルの作成日」を使う、という順番も決めておきました。

フォルダの分け方

名前を付けたあとの置き場所も、先に決めています。

• お金——保険、ふるさと納税、明細、領収書
• 家——保証書、説明書、住まいに関する契約
• 子供——学校・園からのお知らせ、習い事
• 仕事——本業に関するもの（ただし後述の通り、中身はAIに読ませません）
• 不明——判別できなかったもの

細かく分けすぎないのがコツです。フォルダが増えると「どこに入れたか」でまた迷います。名前に日付と種類が入っていれば、フォルダは大ざっぱでも探せます。

ふるさと納税の受領書は、年末にまとめて必要になる書類です。この整理の考え方はふるさと納税の管理をAIでラクにする方法【計算はさせない】にも書いています。

手順：一覧を出して、確認してから実行

ここがいちばん大事な部分です。いきなり実行させません。最初に頼むのはこれです。

出てきた一覧を、私が目で見ます。「これは学校じゃなくて習い事だな」「この日付は違う」といった修正を伝えて、一覧を直してもらいます。納得できる一覧になってから、初めて「この表のとおりに実行して」と頼みます。

最初にやったときは、いきなり全部ではなく10個だけで試しました。10個で命名の癖が分かり、ルールの言葉を少し直してから、残りに進みました。

この「実行前に一覧を出して確認する」は、写真整理でも同じ手順にしています。写真のほうはスマホの写真をAIで整理する方法【消える事故を防ぐ手順つき】に書きました。

判別できないものは「不明」フォルダへ

手書きのメモをスキャンしたもの、画像だけで文字が読み取れないもの、中身が短すぎて種類が分からないもの。こういうファイルは必ず出ます。

無理に判別させると、それらしい名前をでっち上げられるのが怖いところです。「保険」と書いてあるから保険だろう、くらいの推測で名前が付くと、あとで信用できなくなります。

だから「分からないものは分からないと書いて、不明フォルダに入れる」と最初に決めました。大半を機械に任せ、残りを自分で見る。全自動を目指さないほうが、結果的に信用できる整理になります。

不明フォルダに入ったものは、時間のあるときに自分で開いて名前を付けます。数が少なければ苦になりません。

削除は絶対にさせない

整理をしていると「同じ書類が3つある」「もう要らない古い明細がある」といった場面が出てきます。それでも、削除はClaude Codeにやらせません。

理由は単純で、名前の付け直しや移動は戻せますが、削除は戻せないからです。「重複しているように見えた」が本当に重複かどうかは、私が開いて確かめるまで分かりません。

重複の疑いがあるものは、「重複候補」というフォルダに移すだけにしてもらっています。消すかどうかは、私が自分で決めて、自分の手で消します。

あわせて、整理を始める前には「整理前」フォルダを丸ごと別の場所にコピーしておきます。Claude Codeが間違えなくても、私のルールの指定が間違っている可能性があるからです。

AIに渡してはいけない書類と、自分で確認すること

渡さない書類

「中身を読んで名前を付ける」という仕組みなので、渡した書類の中身はAIが読みます。だから、読ませてはいけない書類は最初から「整理前」フォルダに入れません。

• 仕事の書類——会社の情報を外部のAIに渡すことは、会社のルールに従います。私は渡していません。仕事のPDFは、ファイル名だけ自分で付けています
• マイナンバーや口座番号が載っている書類——これも自分で名前を付けます
• 診断書や医療関係の書類
• 他人の個人情報が載っているもの——学校の名簿、他の保護者の連絡先など

学校からのお知らせは、行事予定のようなものは渡しますが、名簿や個人が特定できるものは渡しません。学校書類の線引きは学校のプリント管理【提出忘れをなくす3分類と、AIに渡す前の注意】に詳しく書いています。

自分で確認すること

• 実行前の一覧——ここが最大の確認ポイント。ざっと目を通すだけで取り違えに気づけます
• 実行後のファイル数——整理前と整理後で、合計が合っているか
• 不明フォルダの中身——放置すると、結局そこが「開かないと分からない」場所になります

よくある質問

Q. スキャンした画像のPDFも読めますか?

文字として認識できるものは読めますが、手書きや画質の悪いものは読み取れないことがあります。読めなかったものは「不明」に入る前提で組んでおくと、がっかりせずに済みます。

Q. 命名ルールは何を基準に決めればいいですか?

「自分がどう探すか」です。私は「いつの、何の書類か」で探すので、日付と種類を先頭にしました。相手の名前で探す人なら、順番を変えていいと思います。正解は1つではなく、揺れないことが大事です。

Q. 一度整理したら終わりですか?

また溜まります。我が家では、月に1回、溜まったものを「整理前」フォルダに入れて同じ手順を回しています。一覧を見て実行するだけなので、続けやすいです。

Q. 途中で失敗したことはありますか?

あります。ルールの言葉が曖昧で、「明細」と「受領書」が混ざった回がありました。一覧の段階で気づけたので実害はありませんでしたが、一覧を見ずに実行していたら直すのが大変だったと思います。失敗の話はClaude Codeの失敗例5つ|AIに任せてはいけないことにまとめています。

Q. 紙の書類はどうしていますか?

必要なものはスマホやスキャナーで撮ってPDFにし、同じ流れに乗せています。ただし、契約書のように原本が必要なものは紙のまま残しています。

まとめ

「いつか片付ける」は、たいてい来ません。でも「一覧を見て、OKと言うだけ」なら、月に1回くらいは回せます。ルールを決めるところと確認するところだけ自分が持って、名前を付ける作業はAIに渡す。この分担が、我が家ではいちばん続いています。