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仕事のタスク、子供の行事、副業のやること——頭の中がごちゃごちゃになる感覚、ありませんか。

私はタスク管理アプリを何度も試しては挫折してきました。原因ははっきりしています。「きれいに整理する」作業が面倒で、続かなかったのです。

いまは「とりあえず放り込む → 週1回まとめて整理する」という形に落ち着きました。整理はAIに任せています。この記事ではその仕組みを書きます。

タスク管理が続かない本当の理由

挫折の原因は「意志が弱いから」ではないと思っています。思いついた瞬間に整理させようとするからです。

役割分担：置き場所と整理係を分ける

仕組みはシンプルです。役割を2つに分けるだけです。

この役割分担を決めてから、ツールに悩む時間が消えました。置き場所は何でもよく、整理する頭は自前で用意しなくていい、と分かったからです。

①とりあえず全部放り込む

平日はこれだけです。カテゴリも優先度もつけません。

見てのとおり、順番も粒度もバラバラです。これでいいんです。 ここできれいにしようとすると続きません。

②週1回、AIに整理してもらう

週末に一度、溜まったものを丸ごと貼り付けて整理を頼みます。

最後の「注意」も大事です。これがないと、AIが親切心で「やったほうがいいこと」を勝手に足してきます。自分が書いた覚えのないタスクが並ぶと、リスト全体が信用できなくなります。

③週次レビューの型

整理したついでに、振り返りもまとめてやってしまいます。所要時間は15分ほどです。

最後の「励ましは不要」を入れています。放っておくと「よく頑張りましたね!」という前置きが毎回つき、読む気が失せるからです。

道具は何でもいい

私はNotionを使っていますが、正直なところ何でも構いません。

ツール選びで悩むのが一番の時間の無駄です。今いちばん開く回数が多い場所を選んでください。乗り換えを繰り返していた頃の私に、一番言いたいことです。

仕事のタスクを扱うときの注意

私は仕事のタスクを渡すとき、固有名詞を全部記号にしています。「B案件の資料」「C部長への報告」で十分整理できます。

続けるための3つの割り切り

よくある質問

Q. 毎週やるのが面倒になりませんか?

15分なので続いています。曜日と時間を固定するのがコツです。私は日曜の夜にしています。時間を決めないと、確実にやらなくなります。

Q. Notionは無料で使えますか?

個人利用なら無料の範囲で十分です。ただしこの仕組みはNotionでなくても成立します。無理に導入する必要はありません。

Q. AIが優先順位を間違えませんか?

間違えます。AIは「あなたにとって何が大事か」を知りません。 出てきた並びは「たたき台」として見て、最終的な順番は自分で決めてください。

Q. 子供の行事もここに入れていいですか?

入れています。ただし学校名や子供の名前は書かず「面談の日程調整」程度に留めています。AIに渡すことを前提にした書き方にしておくと、後で置き換える手間が省けます。

まとめ

タスク管理は「きれいに保つこと」が目的になった瞬間に破綻します。雑に入れて、週に一度だけ整える。 それくらい緩いほうが、結果的に長く続きました。

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