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AIで議事録を作る方法
プロンプト例と注意点
会議が終わったあとの議事録づくり、面倒ですよね。「あの発言なんだったっけ」とメモを見返しながら清書する時間が、じわじわ帰宅を遅らせていました。
いまは会議中に取った箇条書きメモを貼り付けるだけで、整った議事録ができるようになりました。この記事では手順とプロンプトをそのまま公開します。
会議の内容には社外秘の情報や個人情報が含まれます。それを外部のAIサービスに送ることは、多くの会社で規定があります（禁止されている場合もあります）。便利さより先に、必ず社内ルールを確認してください。 この記事の後半で、確認すべき点と安全な使い方を具体的に書きます。
まず社内ルールを確認する
手順の前に、ここを飛ばさないでください。会社によっては、これだけで「使えない」という結論になります。
- 生成AIの業務利用が認められているか——全面禁止、許可制、指定サービスのみ可、など会社によって違います
- 使ってよいサービスが指定されていないか——法人契約のものだけ可、というケースが増えています
- 入力してよい情報の範囲——顧客名・金額・人事情報などが個別に禁止されていることがあります
- 誰に聞けばいいか——情報システム部門か、直属の上長が窓口になることが多いです
分からないまま使うのが一番まずいです。「便利そうなので使っていいですか」と一度聞いておくほうが、あとで問題になるより圧倒的にラクです。
議事録作成の3ステップ
会議中のメモの取り方
AIに渡す前提だと、メモの取り方が変わります。きれいに書く必要がなくなるかわりに、拾うべき情報がはっきりします。
| 拾うもの | 書き方の例 |
|---|---|
| 決まったこと | 「→SNS広告の方向で進める」 |
| 誰が何をするか | 「佐藤：プラン3案／来週水まで」 |
| 数字 | 「売上 目標比-15%」「予算200万」 |
| 次回の予定 | 「次回 水15:00」 |
逆に、雑談や、結論に至らなかった議論の経過は書かなくて構いません。議事録に必要なのは「何が決まって、誰が何をするか」だからです。
そのまま使えるプロンプト
以下の会議メモを議事録にまとめてください。
【会議情報】
日時：◯月◯日 14:00〜15:00
参加者：（役職と名前 ※必要に応じて伏せる）
議題：（議題）
【メモ】
（箇条書きのメモを貼り付け）
【出力形式】
①日時・参加者 ②議題 ③決定事項
④アクションアイテム（担当者・期限を明記）⑤次回日程
【重要な指示】
・メモに書かれていないことは補わないでください
・推測が必要な箇所は「※要確認」と明記してください
・決定していない事項を決定事項に含めないでください
実際の出力例
上のプロンプトに、次のようなメモを渡した場合の例です。
・先月の売上が目標比-15%
・部長：SNS広告の強化を提案
・予算が課題、200万の枠で何ができるか検討
・→来週までに広告プランを3案作成（担当：佐藤さん）
・次回MTG：来週水曜15時
■ 議事録
日時：◯月◯日（木）14:00〜15:00
参加者：部長、佐藤、記録者
■ 議題
売上目標未達を受けた販売施策の見直し
■ 決定事項
・前月売上が目標比 -15% であることを確認
・SNS広告の強化を検討する方向で進める
■ アクションアイテム
・佐藤：予算200万円以内で広告プランを3案作成
【期限：来週水曜まで】
■ 次回
来週水曜 15:00〜
※開催場所はメモに記載なし（要確認）
最後の「※開催場所はメモに記載なし（要確認）」に注目してください。これが「補わない」指示の効果です。分からないことを分からないまま返してくれるので、確認漏れが減ります。
機密情報を守る4つの工夫
社内ルールで許可されている場合でも、渡す情報は少ないほうが安全です。
- 固有名詞を記号に置き換える——「A社」「B部長」で渡し、出力後に自分で戻します
- 金額はぼかす——「200万」を「予算X」にして、あとから入れ直します
- 個人情報は渡さない——人事評価・健康情報・連絡先などは論外です
- 会議の目的だけ伝える——背景事情まで説明する必要はありません
手間に見えますが、置き換えは検索と置換で数十秒です。この一手間で、万一のときのリスクがかなり変わります。
送る前の最終確認
できあがった議事録を共有する前に、この3つだけは目で見てください。
| 確認 | なぜ |
|---|---|
| 決定していないことが決定事項に入っていないか | いちばん実害が出る箇所 |
| 担当者と期限が実際の発言どおりか | 人に仕事が割り振られる部分だから |
| 数字が合っているか | AIは数字を取り違えることがある |
この3点だけなら1〜2分で終わります。「読み返さずに送る」だけはやめてください。
やってはいけないこと
- 社内ルールを確認せずに使う——一番のリスクです
- 会議の録音データをそのまま外部サービスに上げる——参加者の同意も必要になります
- 出力をそのまま共有する——事実確認は人間の仕事です
- 顧客名・個人情報をそのまま入力する——置き換えてから渡してください
- 「AIが作った」ことを隠す——聞かれたら正直に答えられる使い方をしてください
よくある質問
Q. 録音から文字起こしして渡すのはどうですか?
精度は上がりますが、録音自体に参加者の同意が必要ですし、文字起こしデータには会議のすべてが含まれます。機密の観点ではハードルが上がります。まずは自分で取った箇条書きメモから始めるのが安全です。
Q. どのAIを使えばいいですか?
会社が指定していればそれに従ってください。指定がなく、個人の判断で使う場合も、入力内容が学習に使われるかどうかを各サービスの設定で確認しておくと安心です。
Q. どのくらい時間が減りますか?
私の場合、清書にかけていた時間が大きく減りました。ただし確認の時間は減りません。「作る時間が減って、確かめる時間は残る」と考えてください。
Q. 議事録以外にも使えますか?
メールの下書きや資料の構成づくりにも同じ考え方が使えます。Claude Codeで何ができる?非エンジニアの使い道12選にまとめました。
まとめ
🎙️ 議事録を正確に残すためのIcレコーダー
ICレコーダー（Sony/Olympus）（楽天・Amazon）
AIに読み込ませる音声データの品質が高ければ、議事録の精度も上がります。会議録音のベースとして一台持っておくと便利です。
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- まず社内ルールの確認。生成AIの業務利用は会社によって扱いが違う
- 会議中のメモは決定事項・担当と期限・数字・次回の4つだけ拾う
- プロンプトに「書かれていないことは補わない」「推測は※要確認と書く」を必ず入れる
- 固有名詞と金額は記号に置き換えてから渡す
- 共有前に決定事項・担当と期限・数字の3点だけは目で確認する
- 作る時間は減るが、確かめる時間は残る
議事録は「あとで根拠になる文書」です。速く作ることより、間違ったことが書かれていないことのほうが大事です。そこだけ押さえれば、AIはかなり頼りになります。
AIへの頼み方のコツ全般はプロンプトとは?AIへの頼み方のコツ7つに、AIが苦手なことはClaude Codeの失敗例5つにまとめています。
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