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AIでビジネスメールを書く
型とシーン別プロンプト集
「このメール、どう書き出せばいいんだろう」——謝罪、依頼、お断り。相手や状況で正解が変わるビジネスメールは、意外と頭を使います。
AIに頼むと、状況を4つ伝えるだけで下書きが出てきます。この記事では、その型とシーン別のプロンプトをそのまま公開します。
メールには取引先名・個人名・金額などが含まれます。外部のAIサービスに業務情報を入力してよいかは、会社の規定によります。まず社内ルールを確認してください。 そして、生成された文章は必ず自分で読み直してから送ること。これだけは省略しないでください。
基本の型：伝えるのは4つだけ
長々と説明する必要はありません。この4点を箇条書きで渡すだけです。
【相手】◯◯課長（直属の上司）
【状況】先日提案した企画が承認された
【目的】お礼と、今後の進め方の確認
【条件】200字以内、丁寧だが固すぎない口調で。件名も付けて
| 要素 | なぜ必要か |
|---|---|
| 相手 | 敬語のレベルが決まる。社内か社外かで文体が変わる |
| 状況 | 背景が分からないと当たり障りのない文章になる |
| 目的 | 「相手に何をしてほしいか」が最重要 |
| 条件 | 文字数とトーン。これがないと無駄に長くなる |
シーン別プロンプト6種
そのままコピーして、カッコの中を書き換えてください。
【相手】取引先の担当者
【状況】提出期限に1日遅れた
【目的】謝罪と、再発防止の意思を伝える
【条件】200字以内。言い訳を書かない。
原因の説明は1文に留め、対策を具体的に。件名も付けて
【相手】社内の別部署の担当者
【状況】先月の売上データが急ぎで必要になった
【目的】今日中に共有してもらう
【条件】150字以内。急いでいることは伝えるが、
相手を急かす印象にならないように。
こちらの事情も一言添える
【相手】面識のない会社の営業担当
【状況】提案をもらったが、今は検討していない
【目的】丁重に断る。ただし今後の可能性は残す
【条件】100字以内。理由を詳しく書かない
【相手】取引先（初めてのやりとり）
【状況】打ち合わせを設定したい
【目的】候補日から選んでもらう
【条件】200字程度。候補を3つ提示する形。
オンラインでも可であることを添える。件名も付けて
【相手】社内の先輩
【状況】急な依頼に対応してもらった
【目的】お礼を伝える
【条件】100字以内。大げさにならないように。
具体的に何が助かったかを一言入れる
【相手】取引先の担当者
【状況】1週間前に送った件の返事がまだ来ていない
【目的】状況を確認したい
【条件】150字以内。責める調子にならないように。
「行き違いでしたら申し訳ありません」を含める
⑥の催促が、個人的にいちばん助かっている型です。角が立たない書き方を毎回考えるのが面倒だったので、型にしてしまいました。
「AIっぽさ」を消す3つの手直し
生成された文章は、そのまま送ると分かる人には分かります。私は必ずこの3つを直します。
AIに任せてはいけないメール
①重大なトラブルの謝罪——形式が整っているほど誠意が伝わらないことがあります
②人事・評価に関わる連絡——受け取る側の人生に関わります
③お悔やみ・お見舞い——ここを効率化してはいけないと思っています
④契約・法的な効力を持つ文面——表現ひとつで意味が変わります。必要なら専門家に確認を
線引きはシンプルです。「相手の感情が中心にある場面」と「後から責任問題になる場面」は自分で書く。 それ以外の定型的なやりとりは任せていい、と考えています。
機密情報を守る書き方
社内ルールで許可されている場合でも、渡す情報は減らせます。
- 実名を伏せる——「取引先の担当者」「上司」で十分伝わります
- 会社名を書かない——「A社」で置き換え、出力後に自分で戻します
- 金額・数量をぼかす——「金額X」にして、あとから入れ直します
- 添付ファイルの中身は渡さない——メール本文の作成に必要ありません
そもそも、上の型を見ると分かるとおり実名がなくても十分な指示ができます。伏せることで文章の質が落ちることは、ほとんどありません。
送信前チェックリスト
- 宛名は合っているか——使い回すときに一番間違えます
- 事実が正しいか——日付・金額・担当者名をAIが取り違えていないか
- 約束していないことを約束していないか——「対応いたします」と勝手に書かれることがあります
- 自分の口調になっているか
- 件名が中身と合っているか
3つ目に注意してください。AIは文章を丸く収めようとして、こちらが約束していない対応を書き足すことがあります。送ってしまえば、それは会社としての約束になります。
なぜ速くなるのか
逆に言えば、「直す」工程を省くと意味がありません。速くなった時間の一部は、必ず確認に使ってください。
よくある質問
Q. 毎回プロンプトを書くのが面倒です
基本の型をメモアプリに保存して、カッコの中だけ書き換えてください。私はスマホのメモに6種類入れて、コピーして使っています。
Q. 敬語が正しいか不安です
AIの敬語はおおむね安定していますが、「二重敬語になっていないか確認して」と一言添えるとより安心です。最終確認は自分の目で。
Q. 英語メールにも使えますか?
使えます。同じ型で「英語で」と条件に足すだけです。ただし英語は微妙なニュアンスの確認が難しいので、重要な相手には注意してください。
Q. 会社でAIの利用が禁止されています
その場合は使わないでください。規定違反のリスクは、時短のメリットに見合いません。 会社のルールが変わるのを待つか、私用の範囲での活用に留めるのが賢明です。
まとめ
📚 メールの質を上げるための一冊
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AIで下書きを作りながら、プロのメール表現も知っておくと一段上の対応ができます。クライアント・上司へのメールで差がつきます。
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- 伝えるのは相手・状況・目的・条件の4つだけ
- 「目的」は「相手にしてほしいこと」で書くと質が上がる
- 生成後は書き出しを自分の言葉に・丁寧すぎる部分を削る・関係が出る一言を足す
- 重大な謝罪／人事／お悔やみ／契約文面は自分で書く
- 実名・会社名・金額は伏せても指示は成立する
- 送信前に「約束していないことを約束していないか」を必ず確認
- 速くなるのは「書く」が「直す」に変わるから。直す工程は省かない
メールは毎日発生する作業なので、少し軽くなるだけで一日の余裕が変わります。まず1通、型を使って試してみてください。
同じ考え方で議事録も作れます（AIで議事録を作る方法）。頼み方のコツ全般はプロンプトとは?AIへの頼み方のコツ7つにまとめました。
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