書きにくいメールは、決まって2種類です。断るメールと、謝るメールです。

どちらも、内容は決まっています。断る。謝る。それなのに書けない。「失礼にならない言い方」を探して、1行目で止まるからです。私は納期遅れのお詫びメールの書き出しを、30分見つめていたことがあります。

いまは、書き出しと締めの「型」の部分をAIに下書きさせて、「何が起きたか」「どうするか」の中身だけ自分で書いています。この記事は、その型と頼み方、そして「AIに書かせてはいけない部分」の話です。

あわせて、相手の名前や案件の内容をどこまでAIに入れるかの線引きも書きます。ここは会社のルールが最優先です。

書けないのは「言い方」で止まるから

断るメールで伝えることは「できません」。謝るメールで伝えることは「すみません、こうします」。どちらも1行です。

それが長いメールになるのは、相手との関係を壊さないための言葉を周りに置くからです。そして、その言葉選びで止まります。「恐縮ですが」なのか「申し訳ございませんが」なのか。「ご期待に添えず」を入れるべきか。

私が気づいたのは、止まっているのは「言い方」であって、「内容」ではないということでした。内容は決まっている。言い方だけ、型があればいい。そして型は、AIが得意な部分です。

メールを3つに分ける【型・中身・型】

①と③は、どの会社でも、どの相手でも、だいたい同じです。ここに個性は要りません。②だけが、そのメール固有の内容で、ここは自分にしか書けません。

ビジネスメール全般の型はAIでビジネスメールを書く方法【型とシーン別プロンプト集】に書きました。この記事は、その中でも一番書きにくい2種類に絞ります。

お断りメールの型

断るメールで守っていることは3つです。

• 結論を先に、はっきり——「今回は見送らせていただきます」を、読み始めてすぐの位置に。最後まで読まないと断られたと分からないメールは、相手の時間を奪います
• 理由は1つ、短く——理由を3つ並べると、言い訳に見えます。本当の理由を1つ
• 代案があれば1つ。なければ書かない——「別の機会に」を社交辞令で書くと、次に本当に断るとき困ります

お詫びメールの型

謝るメールは、断るメールより順番が大事です。

• まず謝る（1文）——説明より先に。「〜につきまして、申し訳ございません」
• 何が起きたか（事実だけ）——言い訳と事実は違います。「〜のため」は事実、「〜だったので仕方なく」は言い訳
• どうするか（期限つき）——「〇日までに〜します」。日付のない約束は、約束ではありません
• 再発防止は、本当にやることだけ——「二度と起こさないよう徹底します」は、何もしないのと同じに読まれます。具体的にやることが1つあれば書く。なければ書かない

頼み方【実際のプロンプト】

中身（②）を自分で先に書いてから、頼みます。順番が逆だと、AIが中身まで作ります。

「中身は一切変えないで」を入れる理由は、AIは謝罪文を「より丁寧に」しようとして、事実をぼかしたり、していない約束を足したりするからです。「万全を期します」と勝手に書かれて、送る直前に気づいたことがあります。

AIに書かせない部分【事実・原因・約束】

中身の3つは、AIに書かせません。理由はそれぞれ違います。

事実

何が起きたかを知っているのは自分だけです。AIに「納期遅れのお詫び」とだけ言って書かせると、起きていない経緯が入ります。それをそのまま送ると、嘘のお詫びになります。

原因

原因の書き方は、会社の判断が入ります。どこまで内部の事情を書くか、誰の責任として書くか。AIには決められませんし、決めさせてはいけません。上司に確認が要るなら、AIの前に上司です。

約束

「〇日までに」「今後は〜します」は、自分（と会社）が守るものです。AIが書いた約束は、誰も守る気がない約束です。守れることだけ、自分で書きます。

AIに渡さない情報

ここは会社のルールが最優先です。業務でのAI利用が認められていない場合、この方法は使えません。認められている場合の、私の線引きです。

• 相手の氏名・会社名——「取引先の担当者」で足ります。名前は送る前に自分で入れます
• 案件の内容・金額——「納品が遅れた」「見積もりを断る」のように、種類だけ。「何の納品か」「いくらか」は要りません
• 相手から来たメールの原文——貼りたくなりますが、相手の情報がそのまま渡ります。要点を自分の言葉で書き直します
• 社内のやりとり——「上司がこう言った」のような内部の話は、メールの型を作るのに要りません

コツは、「中身」を自分で書く段階で、すでに置き換えておくことです。「取引先A」「案件B」で書いた中身をAIに渡し、返ってきた下書きに本当の名前を戻します。

送る前に自分で確認すること

特に最後は大事です。お詫びメールが「テンプレートっぽい」と、それだけで誠意がないと読まれます。型は借りても、最後の一文は自分の言葉で足すようにしています。

よくある質問

Q. 相手が怒っているとき、AIの文章で大丈夫ですか?

怒っている相手には、メールより電話か対面が先だと思います。AIの出番は、電話のあとに送る「経緯と対応を文字で残すメール」です。最初の謝罪をメールだけで済ませるかどうかは、AIとは関係のない判断です。

Q. 書き出しと締めまで自分で書くべきでは?

書けるなら、そのほうがいいです。私は書き出しで止まる人間だったので、そこをAIに渡しました。止まらない人は、AIを使う必要がありません。

Q. 英語のお詫びメールも同じですか?

型が違うので、そのままは使えません。英語の場合は英語メールをAIで書く方法【シーン別プロンプトと、そのまま送る前の確認】に書きました。「中身は自分、型はAI」の考え方は同じです。

Q. 社内向け（上司へのお詫び）でも使えますか?

使えますが、社内は型より中身です。上司が知りたいのは「何が起きて、どうするか」だけなので、書き出しと締めは1文ずつで十分です。AIに頼むほどでもないことが多いです。

Q. 断る理由を正直に書けないときは?

本当の理由が書けないなら、理由を書かない、が私のやり方です。「今回は見送らせていただきます」だけで、失礼にはなりません。AIに「角が立たない理由を作って」と頼むのはやめてください。作った理由は、あとで矛盾します。

お詫びメールを書く時間は短くなりましたが、お詫びの中身を決める時間は変わっていません。それでいいと思っています。短くなったのは「言い方で止まる時間」だけで、そこはもともと、相手にとって何の価値もない時間でした。