本記事にはプロモーション（広告）が含まれます。

報告書を書くのに時間がかかる原因は、たいてい文章力ではありません。「何をどの順で書くか」を毎回ゼロから考えているからです。

ここがAIの得意分野です。材料さえ渡せば、体裁の整った文章にするのは一瞬で終わります。この記事では、私が実際に使っている手順とプロンプトをそのまま載せます。

報告書に時間がかかる本当の理由

私の場合、月次報告に2時間かかっていました。内訳を書き出してみたら、こうでした。

文章を書いている時間は、全体の4分の1しかありません。時間を食っていたのは「思い出す」と「順番を考える」でした。

そしてAIに任せられるのは、この2つのうち「順番を考える」のほうだけです。何をやったかはAIには分かりません。ここを勘違いすると「AIに丸投げしたのに使えない文章が出てきた」となります。

大前提：会社のルールを確認する

報告書には、ほぼ確実に社内の情報が含まれます。取引先名、金額、担当者名、トラブルの内容——どれも外に出していいものではありません。

会社によって方針はまったく違います。

• 生成AIの業務利用を全面禁止している
• 会社が契約した特定のAIサービスのみ許可している
• 「機密情報を入力しなければ可」としている
• そもそも明文化されたルールがない

4つ目のケースが実は一番危ないと思っています。ルールがない＝許可されている、ではありません。 判断に迷ったら、上司か情報システム部門に一度聞いておくのが結局は早いです。

渡してはいけない情報と、その消し方

会社が「機密情報を入れなければ可」としている場合でも、何が機密かは自分で線を引く必要があります。私が使っている基準はこれです。

やり方はシンプルで、記号のまま文章を作らせて、完成したあとに自分で本物の固有名詞へ戻すだけです。置換は手作業で数十秒です。この一手間を惜しむ理由はありません。

基本の3ステップ

ステップ1：材料を箇条書きで出す（自分でやる）

ここは自分にしかできません。ただし、きれいに書く必要はまったくありません。私は箇条書きで、順番も文法も気にせず殴り書きします。

コツは「良かったこと」だけでなく「うまくいかなかったこと」も先に書き出すことです。あとで削るのは簡単ですが、思い出せなかったものは書けません。

ステップ2：AIに構成と文章を作らせる

ここでプロンプトを使います（次の章に載せます）。

ステップ3：事実を自分で照合する

これが一番大事です。 AIは、渡していない情報を「それらしく」補ってくることがあります。数字、日付、固有名詞は必ず自分の目で確認してください。

そのまま使えるプロンプト例

月次報告書

太字にした2行が肝です。これを入れないと、AIは空白を埋めようとしてもっともらしい嘘を書きます。報告書は「言った／言わない」の根拠になる文書なので、ここは毎回必ず入れています。

トラブル・インシデント報告

トラブル報告でAIを使う最大の利点は、感情を抜いてくれることだと思っています。自分で書くと、どうしても言い訳や責任の所在がにじみます。一度AIに整理させると、事実だけの文章になります。

業務改善の提案書

「想定される反対意見への回答」を入れておくのがおすすめです。自分では気づいていない穴が出てきます。 提案書は通らないと意味がないので、ここは手間をかける価値があります。

書類の種類別のコツ

議事録については、扱いがかなり違うのでAIで議事録を作る方法に分けて書きました。

2回目以降を速くするテンプレート化

毎月同じ形式で書く書類なら、初回に構成を固めてしまえば、以降は材料を渡すだけになります。

私がやっているのは、完成した先月分の報告書（固有名詞を消したもの）を見せて「この形式で作って」と指示する方法です。これが一番手っ取り早く形式が揃います。

さらに、プロンプトそのものをテキストファイルに保存しておいて、毎月コピーして使っています。プロンプトを毎回書き直すのは、それ自体が時間のロスです。

AIに任せてはいけない報告書

速くなるのは事実ですが、使わないほうがいい場面もはっきりあります。

• 重大な事故・人身に関わる報告——形式が整っていることより、当事者が自分の言葉で書いたことのほうが重い場面があります
• 人事評価・懲戒に関わる文書——個人の評価に関する記述は、そもそも外部サービスに出すべきではありません
• 顧客への謝罪文——整いすぎた文章は、かえって誠意が伝わらないことがあります
• 法的な意味を持つ文書——契約や覚書に関わるものは、社内の法務や専門家の領域です

線引きの目安は「この文章はAIに手伝ってもらいました、と言えるか」だと思っています。言えない種類の文書なら、使わないほうがいいという判断にしています。

提出前チェックリスト

3つ目は実際にやりかけたことがあります。「A社」のまま上司に送りそうになりました。 置換したつもりで1か所残っていた、というのが一番ありがちな失敗です。

よくある質問

Q. 会社のルールが分かりません

情報システム部門か、上司に一度聞いてください。「生成AIを業務で使っていいか」という質問自体は、いま多くの会社で普通に発生しているものです。聞くこと自体が問題視される可能性は低いと思います。

Q. AIで書いたと分かってしまいませんか？

材料を自分で出して、事実を自分で確認していれば、それはあなたが書いた報告書です。ワープロを使ったから自分で書いていない、とは言わないのと同じだと考えています。ただし、丸投げして中身を確認していない場合は話が別です。

Q. どのAIを使えばいいですか？

会社が指定しているものがあればそれを使ってください。指定がなく、自分で選ぶ場合の考え方はClaude Codeとは?非エンジニア向けに料金と使い方を解説にまとめています。

Q. 結局どれくらい速くなりましたか？

私の月次報告の場合、2時間かかっていたものが1時間弱になりました。ただし内訳は「文章を書く時間がゼロになった」というより、順番を考えて手が止まる時間が消えたという感覚に近いです。材料を出す40分は、いまも変わらずかかっています。

AIを使って一番変わったのは、時間そのものより「報告書を書く前の憂うつさ」が減ったことでした。白紙から始めなくていいと分かっているだけで、着手が早くなります。